FUNDACIÓN PORTOLÀ Y DIGITALIZACIÓN: RETOS Y OPORTUNIDADES

LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN EL TERCER SECTOR

Con el objetivo de analizar, definir y ayudar en los retos y oportunidades que la transformación digital podría aportar a la Fundación Portolà, decidimos adentrarnos en investigar primero dicha tendencia mediante la búsqueda de estudios previos relacionados con el Tercer Sector como el que a finales de 2017 realizó la Asociación Española de Fundaciones (AEF) con la Fundación Altran para la Innovación titulado “Cómo transformar tu fundación y no morir en el intento”.

https://disrupciondigital.fundaciones.org/estudio-asociado/#

Dicho estudio buscaba contestar preguntas críticas respecto al impacto de la transformación digital en las fundaciones del Tercer Sector:

• ¿Qué necesidades tiene que satisfacer el Tercer Sector a causa de la transformación digital a corto, medio y largo plazo?

• ¿Qué problemas experimenta el Tercer Sector y cómo la digitalización puede ayudar a resolverlos?

• ¿Qué tendencias de la transformación digital son aplicables a dichas fundaciones?

• ¿Qué tecnologías comprenden estas tendencias y cómo pueden ser implementadas?

En el momento que se realizó el estudio ya nadie dudaba de que la incertidumbre era global, donde la velocidad a la que se sucedían los acontecimientos y su impacto en la sociedad eran de difícil previsión y de compleja gestión. Con la llegada de la pandemia Covid19 y en consecuencia de sus efectos como son la crisis sanitaria, social y económica, todos estos factores se han visto incrementados exponencialmente durante el pasado año 2020 y se prevé que dicha tendencia sea constante en adelante.

Como ya comentaba el estudio “La globalización ofrece oportunidades para impulsar y abrir nuevos caminos, pero a su vez nos obliga a ser más eficaces y eficientes, en definitiva, más competitivos. Para ello, tenemos que apostar por mejorar y potenciar nuestro valor añadido, por impulsar el talento en nuestras entidades, por crear nuevos ecosistemas y nuevas relaciones, por aprender de quienes lo hacen bien, y por saber explicar lo que hacemos y cómo lo hacemos”.

“Para este momento tan singular del siglo XXI en el que nos encontramos, debemos ser capaces hacer un análisis riguroso que nos permita acometer la transformación de las organizaciones con máxima eficacia. En este contexto, lo “digital” se presenta como una palanca clave para afrontar con éxito este proceso de transformación”.

“Todos conocemos las dificultades en las que se encuentran muchas empresas que antes tenían un posicionamiento preferente, pero que no han sabido incorporar a sus modelos de negocio las nuevas herramientas digitales, perdiendo, de esta manera, las oportunidades que estas generan y alejándose de las demandas de sus “clientes”. También conocemos el caso contrario, empresas o entidades que nacieron con un enfoque digital que ha facilitado una progresión exponencial en su desarrollo e implantación”.

Desde nuestro punto de vista, la Fundación Portolà no sólo no debería ser menos en este proceso de mejora, sino que, por su rol determinante en la respuesta a las necesidades de los ciudadanos, debería abanderar la transformación digital como un reto y una seña de identidad en la atención de los colectivos con los que trabaja. Analizar el por qué, cómo y qué debería hacer la Fundación para ver lo digital como una oportunidad, para mejorar aquellas áreas con potencial desarrollo y perfeccionamiento.

FUNDACIÓN PORTOLÀ Y SU NIVEL DE MADUREZ DIGITAL

En base al estudio comentado anteriormente, decidimos realizar un cuestionario a los responsables de marketing y comunicación de la fundación a modo de estudio para poder valorar previamente el nivel de madurez digital de la Fundación Portolà para posteriormente poder introducir nuestras conclusiones en nuestras propuestas de forma optimizada.

Ver cuestionario: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSduOl5XTp5MveJP5tOFsy_MmIdBNNPg0Cx__3pTjtWqWJ83GA/viewform?usp=sf_link

Una vez analizadas las respuestas (teniendo sólo como muestra la respuesta del responsable de Marketing), y en base a las dificultades en las que se encuentra la Fundación en la actualidad provocadas por el efecto de la pandemia y sus consecuencias económicas, pudimos establecer las siguientes conclusiones:

a) La Fundación Portolà se encuentra en un proceso de transformación digital y su nivel de madurez todavía es mediano, debiendo llegar a ser avanzado para que sus procesos sean completamente eficientes y de ese modo lograr sus objetivos económicos:

• Según nuestro criterio, la Fundación tiene iniciativas digitales puntuales definidas o en proceso de implementación, sin embargo, carecen de un plan estratégico completo que les permita alcanzar objetivos y extender la cultura digital a toda la organización.

• Según la Fundación, el cliente es el centro de la estrategia y las áreas de tecnología y negocio están alineadas y siguen los objetivos definidos en el plan. El equipo cuenta con conocimiento avanzado en temas digitales como análisis de datos, campañas de marketing digital u otras.

• Se han introducido herramientas digitales dentro de la Fundación, pero no una cultura digital transversal. Detectamos que en este sentido, el nivel de autoevaluación está ciertamente sobrevalorado.

• También se identifica un gran conocimiento sobre la digitalización por parte de los responsables, pero no por parte de los equipos que conforman la Fundación.

• El nivel de ingresos que categoriza el tamaño de la Fundación como mediano y el segmento al que va dirigido su actividad (Empresas y economía social), reafirma según el estudio todo lo comentado anteriormente.

b) Desde la Fundación se reconoce que en el tercer sector existe un déficit en: formación, cultura digital y recursos para invertir en el proceso de la digitalización. Desde nuestro punto de vista, Portolà no es una excepción.

c) Los problemas detectados desde la Fundación son:

- La Eficiencia: Herramientas ERP-CRM-eCommerce no conectadas, Falta de transversalidad VS Necesidad funcional, Falta de previsión en nuevas necesidades, Automatización de tareas.

- Calidad de datos de buen reporting: Falta de agilidad en DATA (CRM vs Excel), Dificultad en la generación de informes ERP de forma personalizada, Combinación de procesos digitales con introducción de datos manuales, Dispersión de datos.

- Por parte de la Fundación NO se detectan problemas relacionados con: RRHH, Estrategias de Comunicación, Valores y Objetivos, Criterios de Innovación, etc. Pero a nuestro entender son aspectos que podrían y deberían mejorar adoptando una mejor y mayor cultura digital.

d) Las principales demandas de sus clientes son:

- Mejorar la comunicación para que sea personalizada, dirigida, bidireccional o que incluya canales digitales.

- Inmediatez, Eficiencia y Personalización.

- Precio.

- Calidad de producto acabado.

- Entrega en los plazos acordados.

- Informe de actividad digitalizado (albaranes, informes de actividad,…).

RECOMENDACIONES Y PRIMERAS ESTRATEGIAS

• Es necesario adoptar primeramente una cultura digital que haga de esto un proceso continuo que será lo que permita alcanzar a la Fundación una verdadera transformación, la cual hoy en día no sólo se está aplicando en el sector mercantil, sino que se ha convertido en megatendencia global después de la irrupción del Covid19.

• Dirigir la transformación digital desde una perspectiva puramente tecnológica, enfocando el esfuerzo de la organización en implementar nuevos sistemas TI o actualizar los existentes, sin llevar a cabo un análisis profundo de los requerimientos de negocio, presentará una gran complejidad en la toma de decisiones, una alta resistencia al cambio y probablemente un esfuerzo y coste mayor para un impacto positivo resultante.

• El entender las necesidades de los stakeholders (empleados, inversores, beneficiarios), el beneficio potencial resultante de dar respuesta a estas necesidades y el impacto que tiene en la organización permitirá a los líderes de las fundaciones definir, priorizar y planificar adecuadamente las iniciativas a implementar, incluyendo una mejor transparencia de datos y una estrategia compartida con el Patronato.

• Para que la Fundación pueda abordar los nuevos retos digitales, se deberá perfeccionar un plan de acción, empezando por la definición de la estrategia digital y la implementación de una transformación organizativa alineada al 100%, que permita realizar los cambios necesarios.

• La Fundación debería interiorizar la transformación digital en las diferentes áreas (redefinición de procesos, reestructuración organizacional, ajuste en el plan de comunicación y/o marketing, etc.) y hacerse partícipe del cambio.

• La Fundación debe asimilar la transformación digital como una herramienta de inserción en todos los ámbitos que permitirá alcanzar un mayor grado de sensibilidad en la sociedad.

• También se debería mejorar la estrategia de comunicación externa e interna, así como sus canales y contenidos que le permitan tener una mayor y mejor visibilidad. Estudiaremos este tema más adelante ya que requiere analizar previamente el plan estratégico actual de Portolà en base a los valores y objetivos actuales de la Fundación, para posteriormente tratar de adaptarlo a nuestras futuras propuestas.